আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০৭] :: Data Validation

আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০৭] :: Data Validation

আসসালামু আলাইকুম। কেমন আছেন সবাই। আমি আজ একটু ফুরফুরে মেজাজেই আছি, ছুটির দিন তো তাই। আজ আমরা শিখবো Data Validation, যা  কিনা Data ট্যাব এর Data Tools গ্রুপে রয়েছে। Validation শব্দের বাংলা অর্থ হল নিয়ন্ত্রণ করা বা বৈধতা প্রদান করা। তাহলে আমরা দেখি Data Validation এর মাধ্যমে কিভাবে ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করা যায়।

উদাহরণ ১

প্রথমে নিচের চিত্রের মতো কিছু ডাটা টাইপ করি। যেসব সেলের ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করতে হবে সেগুলো সিলেক্ট করি। তারপর Data ট্যাব থেকে Data Validation এ ক্লিক করি।

তাহলে নিচের চিত্রের মত একটা ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে Allow এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Whole Number সিলেক্ট করি। সর্বনিম্ন ০ ও  সরবোচ্চ মান ১০০- সিলেক্ট করি। এরপর Ok তে ক্লিক করি।

এখন আপনি চাইলে ও এই সেল সমুহে ০-১০০ এর বাহিরের ডাটা লিখতে পারবেন না। লিখলেই নিচের মত ডায়ালগ বক্স আসবে।

আপনি ইচ্ছে করলে Input message ও Error message ও দিতে পারেন। এতে আপনি যেই সেল/সেলসমুহে Data Validation করেছেন সেইগুলো সিলেক্ট করা অবস্থায় Data validation ডায়ালগ বক্স থেকে Input Message মেনুটি সিলেক্ট করুন।

তারপর বক্স এ Input Message হিসাবে লিখলাম Please Write here between 0 to 100. এরপর Error Alert মেনুটি সিলেক্ট করি Error message  হিসাবে যা মন চায় লিখুন। আমি লিখলাম "ওই মিয়া পাগল হইছো ?কাজে মনোযোগ দাও"  ।  এবার Ok ক্লিক করুন। ওই সেল/সেলসমুহে কার্সর নিলে একটি ইনপুট মেসেজ দেখাবে এবং ডাটা লিখতে ভুল করলে আপনার নিজের দেওয়া ইরর ম্যাসেজটি দেখাবে।

আপনি যদি সব সেলের/কয়েকটি সেলের Data Validation বাদ দিতে চান তাহলে ওই সেল/সেলসমুহ সিলেক্ট করে Data Validation ডায়ালগ বক্স থেকে প্রথমে Clear All তারপর OK তে ক্লিক করুন।

উদাহরণ ২

অনেক সময় আমরা দেখি ৩০ বছর বয়সের বেশি লোক চাকুরিতে আবেদন করতে পারেনা। এক্ষেত্রে চাকুরিদাতা প্রতিষ্ঠান তাদের অনলাইন আবেদন ফর্মে Date of Birth এর ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। এক্ষেত্রে নিচের ছবির মত যেই সেলে আবেদনকারী তার জন্মতারিখ লিখবে তা সিলেক্ট করে Data Validation ডায়ালগ বক্সে Allow এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Date এবং Data এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে greater then or equal to সিলেক্ট করি। যেই তারিখের পূর্বে জন্ম নেয়া কোন লোক এপ্লাই করতে পারবে না সেই তারিখ  লিখি। এরপর OK ক্লিক করি। আমাদের কাজ শেষ।

উপরের চিত্রে ০১/০১/১৯৮৪ তারিখ দিলাম। এখন যেসব আবেদনকারীর জন্ম উক্ত তারিখের পূর্বে তাঁরা উক্ত চাকুরিতে আবেদন করতে পারবেন না। কেননা ওই ডাটা লিখলেই ইরর মেসেজ দেখাবে। আজ এই পর্যন্তই, আগামি পর্বে কিভাবে Data Validation এর মাধ্যমে Drop Down List তৈরি করতে হয় তা নিয়ে আলোচনা করবো। সবাই আমার জন্য দোয়া করবেন।

যারা গত পর্বটি দেখেননি : আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০৬]:: Salary Sheet তৈরি